Datenschutzhinweise für Geschäftskontakte
1. Verantwortliche
Franziska Rosin
Pfarrer-Ludwig-Weg 6
86919 Utting am Ammersee
E-Mail: info@franziska-rosin.de
2. Daten und Verarbeitungszwecke
Im Rahmen der geschäftlichen Kommunikation und Zusammenarbeit verarbeite ich insbesondere Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit und Funktion, Inhalte der Korrespondenz sowie erforderliche Vertrags- und Abrechnungsinformationen. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung von Anfragen, der Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen, der Kommunikation sowie der Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
3. Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlagen sind je nach Sachverhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen mit der betroffenen Person), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an geschäftlicher Kommunikation und Zusammenarbeit, insbesondere mit Ansprechpartnern von Unternehmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere zur Aufbewahrung). Soweit im Einzelfall eine Einwilligung eingeholt wird, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
4. Empfänger und eingesetzte Dienstleister
Für die E-Mail-Kommunikation über die Adressen info@franziska-rosin.de und datenschutz@franziska-rosin.de nutze ich Microsoft 365 E-Mail Essentials, bereitgestellt über DomainFactory. Für Onlinebesprechungen und die Zusammenarbeit verwende ich außerdem Microsoft Teams. Für Buchhaltung und Rechnungsstellung setze ich sevdesk ein. Für die Organisation und Dokumentation meiner Tätigkeit als externe Datenschutzbeauftragte nutze ich das Datenschutzmanagementsystem DPMS der LegalInnovate Technologies GmbH. DPMS ermöglicht auch die Zusammenarbeit mit Mandanten und die Bereitstellung von Schulungen. Personenbezogene Daten können außerdem an unterstützende IT-Dienstleister, steuerliche Berater und gesetzlich zuständige Stellen übermittelt werden, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Bei personenbezogenen Daten, die ich im Rahmen von Mandaten für Kunden bearbeite, richtet sich die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit nach dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang. Die spezifischen Informationen zu Verarbeitungen im Verantwortungsbereich eines Mandanten stellt grundsätzlich der jeweilige Mandant bereit.
5. Übermittlungen in Drittländer
Bei cloudbasierten Diensten, insbesondere Microsoft 365, können je nach konkreter Leistung Zugriffe oder Übermittlungen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen. Soweit solche Übermittlungen stattfinden, sind die Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO maßgeblich. Je nach Empfänger und konkretem Vorgang kommen insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln in Betracht. Eine ausschließliche Verarbeitung sämtlicher Daten innerhalb der EU bzw. des EWR kann ich nicht zusichern. Auskünfte zu den für die konkrete Verarbeitung geltenden Übermittlungsgrundlagen können Sie unter der oben genannten E-Mail-Adresse anfordern.
6. Speicherdauer
Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Zweck, bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und gegebenenfalls erforderlicher Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung. Nach Wegfall dieser Gründe sind die Daten zu löschen. Eine regelmäßige Überprüfung und Löschung älterer Korrespondenz ist noch organisatorisch umzusetzen. Für steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; für sonstige Korrespondenz und Kontaktdaten ist insbesondere der Fortbestand der Geschäftsbeziehung und ein etwaiger Dokumentationsbedarf maßgeblich.
7. Herkunft der Daten
Die Daten erhalte ich überwiegend unmittelbar von Ihnen oder von dem Unternehmen, für das Sie tätig sind. Gegebenenfalls erhalte ich geschäftliche Kontaktdaten auch durch andere Ansprechpartner, Empfehlungen oder im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen.
8. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie nach Art. 21 DSGVO Widerspruch einlegen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an info@franziska-rosin.de.
9. Erforderlichkeit und automatisierte Entscheidungen
Bestimmte Kontakt- und gegebenenfalls Abrechnungsdaten sind für die geschäftliche Zusammenarbeit erforderlich. Ohne sie kann eine Anfrage oder ein Vertragsverhältnis möglicherweise nicht bearbeitet werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen meiner eigenen Geschäftskontakte nicht statt.